Jak przygotować się do konferencji wideo? Garść porad!
Pandemia zatrzymała nas w domach i w znaczący sposób ograniczyła nasze kontakty interpersonalne. Częściowo poradziliśmy sobie z tym problemem przenosząc rozmowy z rodziną, znajomymi oraz partnerami biznesowymi do komunikatorów internetowych. Rozmowy wideo nigdy wcześniej nie cieszyły się taką popularnością, jak w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Dlatego postanowiliśmy przygotować dla Was poradnik wskazujący na to, jak powinniśmy się przygotowywać do wideokonferencji – przede wszystkim tych przeprowadzanych na płaszczyźnie służbowej.
Konferencje wideo stały się dla nas chlebem powszednim!
Jeszcze kilka lat temu rozmowy wideo kojarzyły się nam głównie z aplikacją Skype. Sam sposób komunikacji reklamowany był natomiast jako świetna metoda na podtrzymywanie relacji np. w przypadkach, w których mieszkamy w różnych krajach, bądź na różnych półkulach naszej planety. Dziś sytuacja wygląda z goła inaczej. Każdy szanujący się komunikator internetowy posiada już funkcję rozmów wideo. Często chcąc chronić naszych bliskich przed efektami pandemii spotykamy się z nimi przed ekranem komputera lub smartfona nawet wtedy, gdy mieszkamy kilkadziesiąt kilometrów od nich. On-line załatwiamy także większość spraw służbowych. Przyzwyczailiśmy się już do załatwiania w ten sposób spraw ze współpracownikami. Przed kamerą internetową spotykamy się także z klientami czy partnerami biznesowymi. Doszło nawet do tego, że w taki sposób możemy założyć i potwierdzić Profil Zaufany!
O ile w przypadku naszych prywatnych rozmów możemy czuć się przed kamerą naturalnie i swobodnie, o tyle jeśli chodzi o sprawy oficjalne – tutaj powinniśmy postawić na odpowiednie przygotowanie zarówno naszego wizerunku, jak i otoczenia, w którym przyjdzie nam rozmawiać. Przecież nietaktem byłoby prowadzenie poważnych rozmów na wysokim szczeblu z kuchni bądź z sypialni, prawda? Poprzez odpowiednie przygotowanie się do konferencji dajemy do zrozumienia naszemu rozmówcy, że traktujemy go poważnie oraz że darzymy go szacunkiem. Na jakie aspekty w szczególności warto zwrócić uwagę?
Jak przygotować się do rozmowy wideo?
Przede wszystkim warto zadbać o to, by pomieszczenie, w którym prowadzimy rozmowę prezentowało się schludnie i elegancko. Niech będzie to dobrze skrojony salon bądź gabinet. Oczywiście aplikacje do prowadzenia rozmów wideo umożliwiają nam podmienienie tła wyświetlanego za nami na jedno z domyślnie przygotowanych bądź na rozmycie go. O wiele lepiej i bardziej profesjonalnie będzie jednak prezentować się kadr, w którym w tle za nami pojawi się np. ciekawy regał z książkami bądź zaprojektowana w ciekawy sposób (choć najlepiej niezbyt krzykliwie) ściana naszego salonu.
Zadbajmy o to, żebyśmy byli dobrze widoczni i słyszalni. Rozmowy wideo w trakcie których pojawiają się zakłócenia są bardzo irytujące prawda? Warto więc zadbać o odpowiednią ich jakość. Jeśli przeprowadzamy sporo wideokonferencji, a specyfikacja komputera pod tym względem pozostawia wiele do życzenia, to być może warto zainwestować w lepszą kamerkę internetową i dobry mikrofon (bądź słuchawki Bluetooth z mikrofonem)? Poprzez odpowiednie przygotowanie się do rozmów pod tym względem także w pewien sposób okażemy szacunek naszemu rozmówcy i damy mu do zrozumienia, że jest dla nas ważny.
Postawmy na schludny wizerunek adekwatny do sytuacji. W przypadku rozmów z bliskimi nie jest to kluczowa kwestia. Wiele znaczy natomiast w sytuacjach, w których przeprowadzamy rozmowy na płaszczyźnie służbowej. Warto zadbać zarówno o nasz wygląd pod względem fizycznym (staranna fryzura, ogolona twarz), jak i poprzez odpowiednio dobrany ubiór. Jakiś czas temu w sieci obśmiewano rozmowy wideo na home office w trakcie których rozmówcy ubrani byli formalnie tylko od pasa w górę. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie by przygotować się właśnie w taki sposób na przykład, gdy widoczni będziemy w pozycji siedzącej, w kadrze ponad blatem biurka. W trakcie przygotowywania się pod względem wizualnym sporą rolę odegra nasza kreatywność. Weźmy jednak pod uwagę to, na jakim szczeblu i jakiej wagi wideokonferencja odbędzie się z naszym udziałem!
I pamiętajcie – przygotujcie się także merytorycznie. Nabycie starannej wiedzy w zakresie tematyki rozmowy to również oznaka szacunku. Poczujemy się także pewniej w trakcie samej konferencji. Odpowiednie przygotowanie się i zaprezentowanie z jak najlepszej strony często przesądza o sukcesie całego przedsięwzięcia. Dlatego właśnie do ważnych rozmów na szczeblu służbowym nie powinno podchodzić się „z marszu”.
A jakie Wy macie sposoby na przygotowywanie się do konferencji wideo? Być może są one dość nietypowe? Zapraszamy Was do dyskusji w komentarzach!
