Google Workspace – kompendium wiedzy
Google Workspace to przestrzeń, którą koncern z Mountain View wygospodarował nam dla naszej wygodnej i efektywnej codziennej pracy – tej mniej lub bardziej profesjonalnej. Rozwiązanie jest bezpośrednim konkurentem subskrypcji Microsoft 365, której temat poruszaliśmy jakiś czas temu. Co warto wiedzieć na temat rozwiązań biurowych od Google? Czy mogą być dla nas przydatne? Sprawdźmy!
Czym jest Google Workspace?
Google Workspace to działający w chmurze pakiet biurowy zwiększający produktywność będący jednocześnie oprogramowaniem do pracy grupowej oferowanym przez Google na zasadach subskrypcji. Wcześniej nosiło nazwę G Suite lub Google Apps for Work. Pakiet obejmuje zestaw aplikacji webowych (choć możliwe jest też ich pobieranie na urządzenia z Androidem i Chrome OS w postaci klasycznych aplikacji), które są przydatne w codziennej pracy i zarządzaniu zadaniami.
Czytaj też: Microsoft 365 – czym jest i czy warto postawić na subskrypcję?
Warto już na wstępie zaznaczyć, że większość rozwiązań wchodzących w skład Google Workspace dostępnych jest w sieci za darmo. Opłacanie subskrypcji jednak daje użytkownikom dodatkowe korzyści. Jakie? Typowo biznesowe. Opłacając abonament możemy stosować własne, indywidualne adresy poczty e-mail (@twojafirma.com). Ponadto otrzymujemy dostęp do większej chmury danych (minimum w takim przypadku to 30 GB) czy też do działającego w trybie 24/7 działu pomocy technicznej. Brzmi nieźle, prawda?
Jakie rozwiązania wchodzą w skład Google Workspace?
Gama produktów i usług Google Workspace jest dość pokaźna. Obejmuje Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google, Spotkania Google, Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google, Formularze Google, Witryny Google i Google Apps Vault. Co warto wiedzieć na temat każdego z rozwiązań? Sprawdźmy!
- Gmail – chyba najpopularniejsza usługa poczty elektronicznej na świecie. Jego funkcje po opłaceniu subskrypcji Google Workspace zostają rozszerzone w stosunku do wersji darmowej. Możemy między innymi stworzyć niestandardowy adres e-mail z nazwą domeny użytkownika. Dzięki temu kontakt z nami będzie sprawiał wrażenie bardziej profesjonalnego. Ponadto w ramach Gmaila otrzymamy dostęp do powiększonej przestrzeni w chmurze współdzielonej z Dyskiem Google. Pozbędziemy się też irytujących reklam w usłudze. Ciekawostką jest na pewno wsparcie dla funkcji Google Apps Sync for Microsoft Outlook.
- Dysk Google – dzięki niemu możemy mieć dostęp do ważnych dokumentów z każdego miejsca na świecie. W ramach Google Workspace chmura oferuje nam dostęp do minimum 30 GB przestrzeni współdzielonej z Gmailem. Subskrypcja udostępnia nam dodatkowe funkcje Dysku, które umożliwiają udostępnienie plików w momencie, gdy użytkownik zdecyduje się na ich upublicznienie. Ponadto otrzymujemy dostęp do przydatnych w zastosowaniach biznesowych, zaawansowanych funkcji audytu i tworzenia raportów.
- Aplikacje biurowe Google – edytory online do tworzenia dokumentów tekstowych lub plików dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i ankiet. Są bardzo intuicyjne w obsłudze i działają w dowolnej przeglądarce internetowej lub na dowolnym urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu. Wszystkie przygotowywane w ramach aplikacji dokumenty możemy współdzielić, komentować i wspólnie edytować w czasie rzeczywistym. Co ciekawe, apki biurowe Google umożliwiają natywne edytowanie plików Microsoft Office w Dokumentach Google, Arkuszach Google i Prezentacjach Google.
- Witryny Google – narzędzie, które umożliwia tworzenie i edytowanie stron internetowych nawet osobom, które nie znają języka HTML ani technik projektowania stron internetowych. Dzięki niemu w prosty sposób przygotujemy prostą stronę internetową związaną z profilem naszej działalności. Kiedyś musieliśmy do tworzenia witryny zatrudniać profesjonalistów. Dziś podstawowe prace możemy wykonać sami, w domowym zaciszu.
- Kalendarz Google – proste w obsłudze, ale bardzo potężne narzędzie do zarządzania czasem. Pozwala nie tylko na dodawanie wydarzeń, o których powinniśmy pamiętać. Z Google Workspace umożliwia między innymi współdzielenie i porównywanie kalendarzy z członkami zespołu i innymi osobami w celu sprawdzenia dostępności czy też publikowanie kalendarzy w Internecie i integrację ich z usługą Witryny Google. Planowanie czasu pracy jeszcze nigdy nie było tak wygodne!
- Spotkania Googe (Google Meet) – narzędzie umożliwiające przeprowadzanie wideokonferencji oraz grupowych czatów tekstowych. Owe konferencje możemy rejestrować po to, by zachować je na przyszłość (na przykład w celach szkoleniowych). Warto wspomnieć, że jakiś czas temu usługa została zintegrowana z Gmailem. Możemy więc prowadzić rozmowy z poziomu oddzielnej aplikacji bądź bezpośrednio w apce Gmaila, w dedykowanej wideokonferencjom zakładce.
- Google Apps Vault – usługa bardzo przydatna. To takie firmowe archiwum on-line. Umożliwia użytkownikom przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów oraz wiadomości e-mail, które mogą być istotne w rozstrzyganiu sporów konsumenckich, bądź sądowych. Dzięki Google Apps Valut ważne dla Ciebie pliki będą zawsze uporządkowane i dostępne praktycznie od ręki. A przecież dobrze wiemy, że poszukiwania ważnych plików i wiadomości mogą być prawdziwą udręką, szczególnie w sytuacjach kryzysowych.
Bezpieczne środowisko pracy
Nasze dane przetwarzane w ramach usługi Google Workspace są przechowywane w centrach danych koncernu Google, a dostęp do nich jest ograniczony do wybranych osób opiekujących się owymi danymi. Google zapewnia, że do plików nie ma dostępu nikt z zewnątrz. Dane nie są też bez naszej wiedzy udostępniane osobom trzecim.
Google Workspace to bezpieczeństwo wymagane na poziomie przedsiębiorstw, w tym zgodność z SSAE 16 / ISAE 3402 typ II, audytem SOC 2, normą ISO 27001, Harbor Privacy Principles i Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Jak więc widać, koncern z Mountain View bardzo dba o przestrzeganie wszelkich standardów związanych z przechowywaniem poufnych danych.
W Google Workspace mamy do czynienia z zaawansowanymi rozwiązaniami antyspamowymi. Pakiet oferuje także wbudowaną ochroną antywirusową i funkcję analizowania pod tym kątem dokumentów przed umożliwieniem użytkownikom pobrania jakiejkolwiek wiadomości. Nasze komputery i urządzenia mobilne w dobie szalejącej cyberprzestępczości muszą być dla oszustów niezdobytymi twierdzami.
Warto wspomnieć także o tym, że Google deklaruje szyfrowanie wszystkich danych wysyłanych na Dysk Google oraz wszystkich wiadomości e-mail, które wymieniamy ze współpracownikami w ramach usługi Google Workspace.
Ceny i plany
Google Workspace nie ma być dla nas przysłowiowym kotem w worku. Przez pierwsze 14 dni możemy testować usługę za darmo w zespole liczącym maksymalnie 10 członków. Następnie możemy zdecydować się na wybór jednego z czterech planów abonamentowych.
- Business Starter – 23 złote za członka zespołu miesięcznie – dostęp do 30 GB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika; spotkania wideo dla 100 uczestników; standardowe rozwiązania Google Workspace.
- Business Standard – 46 złotych za członka zespołu miesięcznie – dostęp do 2 TB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika; spotkania wideo dla 150 uczestników + nagrywanie; standardowe rozwiązania Google Workspace.
- Business Plus – 69 złotych za członka zespołu miesięcznie – dostęp do 5 TB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika; spotkania wideo dla 500 uczestników + nagrywanie i śledzenie obecności; ulepszone mechanizmy zabezpieczeń i zarządzania, w tym Vault oraz zaawansowane zarządzanie punktami końcowymi.
- Enterprise – cena do uzgodnienia z Google – nieograniczone miejsce w chmurze dla każdego użytkownika; spotkania wideo dla 500 uczestników + nagrywanie, śledzenie obecności, wyciszanie szumów i transmisje na żywo w domenie; szyfrowanie maili metodami S/MIME; zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, zarządzania i zgodności, w tym Vault, DLP, regiony danych oraz zarządzanie punktami końcowymi w firmie.
Czytaj też: Zdjęcia Google – kompendium wiedzy
Podsumowując…
Google Workspace to świetna alternatywa dla Microsoft 365. Będzie doskonałym wyborem dla wszystkich firm, a szczególnie tych, w których bazuje się na urządzeniach wykorzystujących ekosystem Google. Przestrzeń robocza z Mountain View jest bezpieczna, gdyż bazuje na zaawansowanych systemach i certyfikatach odpowiadających za poufność przechowywanych w niej danych. Twórcy reklamują swoje rozwiązania jako przystępne cenowo rozwiązanie nawet dla niewielkich firm. Trudno się z nimi nie zgodzić. Google udostępnia kilka planów abonamentowych w różnych cenach, wśród których każda firma znajdzie taki, który będzie odpowiadał jej możliwościom.
Dajcie znać w komentarzach czy i Wy korzystacie na co dzień z Google Workspace!
Grafika tytułowa:
