Wideokonferencje – to się opłaca
Inwestycja w infrastrukturę do prowadzania wideokonferencji zwraca się szybko.
Na rynku rośnie oferta sprzętu, który choć ciągle nie jest tani, to kosztuje część typowego przed laty zestawu wideokonferencyjnego. Jednocześnie infrastruktura sieciowa zapewnia transfer na takim poziomie, by umożliwić połączenie audio i wideo w wysokiej rozdzielczości. Również zaszyfrowane. W wielu firmach znajdują się pomieszczenia, które z łatwością mogą pełnić rolę sal konferencyjnych. Millenialsi i młodsze pokolenia w coraz większym stopniu stanowią kadrę pracowniczą. Oni raczej wybiorą 2-godzinną wideokonferencję niż 2-dniowy wyjazd. Dlatego rozwiązania wideokonferencyjne stają się standardem.
Nowa rzeczywistość
Ogólnoświatowa pandemia stała się siłą rzeczy swoistym katalizatorem w upowszechnieniu pracy zdalnej. Automatycznie wzrósł popyt na wszelkiego typu narzędzia z nią związanych. Spośród wszystkich niewątpliwie najlepszym medium jest wideokonferencja. Dźwięk i obraz zapewniają synergię komunikacyjną. Do tego należy jeszcze dodać możliwość przekazu dodatkowych materiałów – prezentację, filmy, dokumenty itd.
Nie ma cienia wątpliwości, że wideokonferencje staną się standardem w spotkaniach biznesowych. W przeszłości traktowane były najczęściej jako alternatywa w przypadkach, gdy spotkanie na żywo nie było możliwe. Dlaczego? Bo medium to było bardzo drogie. Kosztowna była przede wszystkim sama infrastruktura sprzętowa. Jednocześnie uzyskanie pożądanego transferu dla uzyskania dobrej klasy połączenia wizualnego było niełatwe. Sytuacja w obu kwestiach uległa radykalnej zmianie. A do tego doszedł jeszcze jeden element.
Millenialsi decydują
Od lat coraz częściej widywaliśmy nawet na ulicach, gdy ktoś rozmawia przez telefon, ale nie trzyma go przy uchu, tylko przed sobą, bo fonii towarzyszy wizja. Dla ludzi w średnim czy zaawansowanym wieku sama możliwość rozmawiania przez telefon bez ograniczenia kablem jest rarytasem. Dla młodszych pokoleń, od Millenialsów poczynając, fonia i wizja – to standard. To właśnie coraz częściej nowe pokolenie pracowników decyduje o tym, w jaki sposób będą się komunikować w strefie profesjonalnej. Szkolną ławkę zamieniają na służbowe biurko, a telefon na duży ekran z głośnikiem w małej sali konferencyjnej. Tu trzeba zaznaczyć, że według wszystkich znaków na niebie i ziemi, to nie duże sale konferencyjne, ale małe salki odpowiednio przygotowane pod względem akustycznym i wyposażone w odpowiedni sprzęt będą wykorzystywane do rozmów biznesowych.
Hoodle rooms
Postęp wyprzedza język i chyba nie ma jeszcze w naszym języku odpowiednika hoodle rooms, czyli małych salek, w których może przebywać kilka osób i prowadzić rozmowy. Według badań Frost&Sullivan w zeszłym roku takich salek na świecie było 33,3 mln, w 2018 r. 32 mln, zaś w 2016 – 30 mln. Jak widać po liczbach, pomieszczeń było bardzo dużo od bardzo dawna, skoro w ciągu ostatnich czterech lat przybyło ich 10 proc. Analitycy Frost&Sullivan podkreślają, że zaledwie kilka procent z tych sal ma odpowiednią infrastrukturę do prowadzenie wideokonferencji. Jak widać, producenci sprzętu oraz firmy zajmujące się akustyką pomieszczeń biurowych mogą otwierać szampana.
Sprzęt wczoraj i dziś
W przeszłości rozwiązania tele- i wideokonferencyjne kosztowały krocie. Nie dość, że koszt samego sprzętu często szedł w dziesiątki tysięcy złotych, to jeszcze wymagał profesjonalnej obsługi. Dziś sytuacja zmieniła się diametralnie. Na rynku dostępne są rozwiązania, które przede wszystkim są dużo tańsze, niż kiedyś. Są jedocześnie bardzo proste w używaniu, jak też dbają o to, by za sprawą jakości obrazu i dźwięku tworzyć jak najlepszy realizm rozmowy. Rośnie oferta firm oferujących zestawy tele- i wideokonferencyjne o coraz większych funkcjonalnościach. Na przykład PanaCast firmy Jabra to malutkie urządzenie z trzema kamerami, które zapewniają kąt widzenia 180 stopni. System dba np. o to, by każdy uczestnik rozmowy był dobrze widziany i słyszany. Również pomoże w ustalaniu grafika zajętości sali.
Korzyści wymierne…
Oczywiście realizowanie wideokonferencji, najlepiej w dobrej jakości, wymaga ciągle konkretnych nakładów. Zwłaszcza jeśli ma się odbywać w odpowiednim pomieszczeniu, przygotowanym pod względem akustycznym. Jednak jeśli policzyć korzyści płynące z takiej inwestycji okaże się, że szybko się zwraca. Rzecz w tym, że nie wszystkie plusy można bezpośrednio przełożyć na pieniądze.
Według statystyk co trzecia konferencja zaczyna się z co najmniej 10-minutowym opóźnieniem. To oznacza, że kilka osób spędza czas bezproduktywnie. Jeśli przyjąć, że spotkań w ciągu dnia jest kilka i pomnożyć je przez kilka osób czekających kwadrans to daje bardzo wymierną stratę.
Oczywiście największą oszczędnością kosztów w przypadku telekonferencji jest kontakt bez konieczności przemieszczania się. Podróż służbowa to najbardziej wymierny koszt. Trzeba zapłacić za środek komunikacji, nierzadko hotel, a pracownik spędza długie godziny w podróży zamiast przy biurku. Ten fakt zyskuje coraz bardziej na znaczeniu, bo koszt pracownika jest przecież coraz większy.
…i niewymierne
Podobno Mickiewicz pisał Pana Tadeusza wieczorem przy kominku, a w dzień przed domem na werandzie, z której rozpościerał się piękny widok. Czy tak było – nie wiemy, ale trudno sobie wyobrazić, by dzieło powstawało przy kaloryferze czy na balkonie z widokiem na sąsiednie bloki. Podobnie w przypadku telekonferencji. Komfort rozmowy przekłada się na jej jakość i efektywność, a m.in. na jej krótszy czas trwania. Oszczędność tego ostatniego można uznać za całkiem wymierną korzyść, zwłaszcza jeśli dotyczy kilku osób. Wysoka jakość samych środków przekazu przyczynia się do tego, że nie trzeba absorbować swojej uwagi na ewentualne problemy techniczne. Te są związane z tym czy jest się dobrze widocznym i słyszanym oraz czy przekazywane materiały są czytelne.
