Tanie drukowanie – ile naprawdę można zaoszczędzić?

Drukarka jest już właściwie nieodłącznym elementem każdego gospodarstwa domowego, a także małych i średnich przedsiębiorstw. W zależności od ilości wydrukowanych stron, koszty eksploatacji mogą sięgać setek a nawet tysięcy złotych. Oczywiście nie wszystkie przeznaczone są dla użytkowników domowych, ale z drugiej strony – kto drukuje tysiące stron na użytek domowy? Razem z firmą Oki postanowiliśmy Wam przedstawić kilka sposobów zaoszczędzenia na druku w domu i w pracy. Większość porad opiera się oczywiście na zdrowym rozsądku i wyprzedzającym myśleniu, ale w sukurs przyjdą nam również najnowsze technologie.

Po drukarkę z głową

Pierwszym wydatkiem na naszej drodze jest zwykle zakup drukarki lub urządzenia wielozadaniowego, czyli tzw. kombajnu – połączenia drukarki, skanera i kopiarki, a czasem również faksu. Już na tym etapie powinniśmy zastanowić się, do czego będziemy urządzenia używać. Wybierając sprzęt do domu musimy wiedzieć, czy zależy nam na szybkim druku monochromatycznym dwustronnym, czy raczej okazjonalnie będziemy drukować zarówno w kolorze, jak i w czerni.
Przy większej ilości stron czarno-białych powinniśmy zainwestować w drukarkę LED lub laserową – są one szybsze, gwarantują wyraźniejszy i wodoodporny druk. Bębny i elementy światłoczułe zwykle wystarczą do wydrukowania dużej ilości stron.
Zupełnie inaczej sprawa przedstawia się w przedsiębiorstwach: ilość drukowanych tu dokumentów często jest ogromna, więc bezdyskusyjnie wybieramy kombajn laserowy. Zwróćmy uwagę na warunki gwarancji i dostęp do szybkiego serwisu sprzętu. Nie mniej istotna jest szybkość wydruku, także dwustronnego. Czas przecież też kosztuje. Producenci często podają możliwie najszybszy wydruk, ale zagłębmy się w specyfikację i odszukajmy czas wydruku strony A4 w trybie normalnym. Nasze pisma mają przecież wyglądać profesjonalnie.Przed zakupem porównajmy ceny w różnych sklepach – zarówno stacjonarnych, jak i internetowych. Często cena w dużym markecie elektronicznym, jak sklep nie dla idiotów czy sklep dla skner, odbiega od najtańszej oferty internetowej o kilkaset złotych. Na popularnym portalu aukcyjnym często zdarzają się promocje, gdzie w cenie drukarki czy kombajnu dostaniemy jeszcze papier lub dodatkowe tusze. Jest również coś, o czym nie wszyscy wiedzą: w sklepach oferujących zakup na raty 0% można uzyskać kilkuprocentowy rabat płacąc gotówką. Dlaczego? Żaden bank kredytu za darmo nie udziela. Skoro kosztów nie pokrywa klient, pokryje je sklep. Zdarza się, że szef placówki udzieli nam 5-7% upustu, ponieważ sklep nie zostanie obciążony procentami z kredytu.

Papier? Hurtem!

Ponownie – raczej nikt o zdrowych zmysłach nie zakupi do domowego użytku 100 ryz papieru do drukowania. Co innego firma – tutaj taka ilość na nikim nie robi specjalnego wrażenia. Przy zakupie hurtowym często dostaniemy niezły rabat. Papier do drukowania zdecydowanie najlepiej kupować w Internecie. Są również firmy (znajdziecie je bez problemu w Google), które w ciągu 24 godzin od telefonu dowiozą do Waszej siedziby -i to za darmo – dowolną ilość papieru do druku.Ciekawym rozwiązaniem jest również podział jakościowy papieru. Oczywistym jest, że dokumenty wychodzące z firmy muszą być wydrukowane na papierze najwyższej jakości. Natomiast papierki przetrzymywane w archiwum tego wymogu spełniać już nie muszą. Różnica w cenie jednej ryzy to około 6-7 złotych, więc w skali roku oszczędzimy kilkaset złotych.

Oszczędzaj prąd i papier

Energia elektryczna drożeje z roku na rok. Poniższy wykres przedstawia tylko lata 2005-2009, ale nawet przed kryzysem można zaobserwować, że w ciągu czterech lat ceny wzrosły ponad dwukrotnie.

źródło: vwat.pl

Urządzenia RTV, takie jak komputery czerpią często ogromne ilości prądu (ręka w górę, kto ma zasilacz w pececie mocniejszy niż 500W!), więc należy za wszelką cenę starać się ograniczać ten pobór. Firma Oki przygotowała urządzenia biurowe 4-w-1 (drukarka, ksero, skaner i faks), które są w stanie zapewnić znaczne oszczędności w skali roku.
#break#
Na pewno nie zagłębialiście się nigdy w „prądożerność” podobnych urządzeń. Przykładowy model MB471 potrzebuje średnio około 580 W do działania. To i tak nieco mniej od konkurencji, a to dzięki innowacyjnej technologii skanera wykorzystującego diody LED. Przedłuża to jego żywotność i obniża nieco koszty. W trybie czuwania prądożerność wynosi „zaledwie 80 W”. Czy jednak pozostawilibyście 80-watową żarówkę, by świeciła się niepotrzebnie przez całą dobę? Nie sądzę. Dlatego Oki zaprojektowało technologię głębokiego uśpienia, która powoduje, że urządzenie pożera tylko 1,5W. Jeżeli nie korzystamy z niego przez określoną ilość czasu, automatycznie wyłącza się i poziom ten spada do 0,5W. Urządzenia otrzymały za to certyfikat Energy Star.
Drugą kwestią jest oszczędność papieru – nieważne jakiej jakości. Nie należę do wojujących ekologów, ale osobiście pracuję w miejscu, gdzie większość dokumentów drukuje się jednostronnie. Po co? Przez idiotyczne wymagania formalne. Jeżeli jednak takich wymagań nie musimy się trzymać, koszty papieru spadną o połowę, a my nie będziemy mieli na sumieniu lasów zwrotnikowych. To nie koniec oszczędności – drukarki Oki posiadają opcję digitalizacji przychodzących faksów – zamiast je drukować, urządzenie przekaże nam wiadomość na maila.Dodatkowo pewne oszczędności przyniesie też bardzo pojemny toner – maksymalna pojemność to proszek pozwalający na wydruk do 7000 stron. Nawet na warunki biurowe to spore osiągnięcie. Dzięki możliwości bezprzewodowego połączenia z komputerami zaoszczędzimy na ewentualnym hubie i okablowaniu, a przede wszystkim zyskamy miejsce i schludność w biurze.

Nie masz czasu? Oki zajmie się tym za Ciebie

Nie każdy szef ma czas i ochotę zajmować się technicznymi detalami w postaci kontroli drukowania. Specjalnie dla takich małych i średnich przedsiębiorstw przygotowano usługę Total Managed Print, czyli kompleksowe zarządzanie drukiem. Ten czterostopniowy proces pozwala, według zapewnień Oki, na od 10 – 30% oszczędność kosztów eksploatacji drukarek. Na pierwszy krok składa się wizyta pracowników firmy oraz oszacowanie dotychczasowego zużycia i kosztów druku. Następnie przedstawiana jest analiza oraz propozycje zmian ustawień oraz sprzętu biurowego, które pozwoli na określone oszczędności. Po analizie przychodzi czas na wdrożenie za pomocą specjalnych materiałów treningowych. Po implementacji oprogramowania, można w pełni kontrolować i nadzorować zużycie materiałów biurowych oraz to, czy instrukcje są przestrzegane. Oki składa również kwartalne raporty i szacuje oszczędności, a także dokumentuje działania pracowników i określa plan na rok kolejny. W efekcie przedsiębiorca oszczędza pieniądze, czas i materiały biurowe, chroniąc przy okazji środowisko.

Ile można zaoszczędzić?

Dokładnej odpowiedzi udzielić nie możemy. Wszystko zależy od ilości drukowanych materiałów. Dla użytkownika domowego oszczędności będą polegać przede wszystkim na zakupie tańszego papieru oraz zamienników tuszy. Zakładając, że przeciętna drukarka domowa w trybie stand-by zużywa 5W, to będąc podłączoną 24h/dobę tracimy około 12 złotych (43,8 kWh). Kupując tańszy papier (6 złotych na ryzie przy 5 ryzach rocznie) oszczędzimy kolejne 30 złotych. Łącznie zyskamy ponad 140 złotych.Dużo trudniej ocenić oszczędność w firmie. Dla porównania profesjonalna drukarka Canon zużywa w trybie uśpienia 21,6W, natomiast Oki – 1,5W. Załóżmy, że drukarka w takim trybie pozostaje 20 godzin na dobę: zyskujemy około 40 złotych rocznie. Z racji jakości wydruku przedsiębiorcy raczej nie zdecydują się na nieoryginalne tusze, ale przy użyciu na potrzeby wewnętrzne tańszego papieru (100 ryz rocznie), daje nam to łącznie 700 złotych. Przy bezpiecznym założeniu, że koszty wydruku w średniej wielkości firmy to około 5 000 złotych, po programie Total Managed Print w naszej kieszeni zostanie nawet 1000 złotych. Łączna oszczędność – 1750 złotych. A im wyższe koszty druku – tym większe będą oszczędności.